1. Cine prelucrează datele
CUI/CIF: 50437827 · Registrul Comerțului: J2024016182000
Sediu: Str. P. I. Ceaikovski nr. 45, mun. Sibiu, jud. Sibiu, România
Contact pentru date personale: contact@mrs-printing.ro · +40 772 277 335
Prezenta politică se aplică site-ului Fleet Monitor, conturilor de utilizator, aplicației de printare și comunicărilor legate de aceste servicii. Pentru datele pe care o firmă clientă le introduce sau le transmite în nume propriu, rolurile sunt explicate la secțiunea 4.
2. Ce date prelucrăm
- Conturi și acces: nume de utilizator, adresă de email, firmă și rol, parole stocate în formă derivată, starea contului, autentificări și versiunea termenilor acceptată.
- Echipamente și agent: seria, modelul, IP-ul și identificatorii de rețea ai imprimantei, citiri de contoare/OID, consumabile, status, comenzi tehnice și istoricul lor. Unele dintre acestea pot deveni date personale când sunt legate de un utilizator sau de o persoană fizică.
- Printare: fișierul încărcat temporar, tipul și dimensiunea lui, amprenta tehnică, utilizatorul, imprimanta selectată, opțiunile, orele și stările jobului. Nu păstrăm în baza de date numele original al fișierului.
- Financiar și suport: persoane de contact, contracte, tarife, rapoarte, corespondența și informațiile necesare investigării unei solicitări sau erori.
- Date tehnice ale accesului: adresa IP, informații ale browserului și jurnalizări necesare funcționării, prevenirii abuzului și diagnosticării.
Datele vin de la client sau utilizator, de la echipamentul conectat, de la agentul local ori sunt generate de folosirea platformei. Nu solicităm în mod intenționat categorii speciale de date; un document ales pentru printare le poate conține, iar clientul trebuie să decidă dacă transmiterea sa este adecvată.
3. Scopuri și temeiuri
Folosim datele pentru crearea conturilor, autentificare, alocarea imprimantelor, executarea funcțiilor cerute, trimiterea documentelor la imprimantă și comunicări de serviciu. Temeiul poate fi executarea contractului cu persoana vizată, unde aceasta este parte, sau interesul legitim de a presta și securiza serviciul B2B pentru client, cu evaluarea drepturilor persoanelor vizate.
Contoarele, rapoartele financiare, suportul și evidențele contractuale sunt necesare prestării și administrării relației comerciale. Păstrarea documentelor cerută de lege se bazează pe obligația legală. Investigarea incidentelor și protejarea platformei se bazează pe interesul legitim ori pe obligații legale, după caz. Dacă un scop nou ar necesita consimțământ, acesta va fi cerut separat.
4. Rolurile privind datele clientului
Pentru administrarea serviciului, conturile proprii, securitate și relația comercială, firma indicată la secțiunea 1 stabilește scopurile și mijloacele prelucrării. Pentru conținutul documentelor încărcate de client și alte date prelucrate exclusiv potrivit instrucțiunilor sale, clientul poate fi operator, iar noi persoană împuternicită.
Când se aplică această relație, obiectul, durata, categoriile de date, instrucțiunile, subcontractanții și obligațiile de securitate trebuie stabilite într-un acord de prelucrare a datelor cu clientul. Politica publică nu înlocuiește acordul cerut de art. 28 GDPR.
5. Cine poate primi date
Accesul este limitat la personalul autorizat al furnizorului și la utilizatorii autorizați ai firmei căreia îi aparțin datele. Date tehnice și documente de printare ajung la agentul desemnat și la imprimanta aleasă. Prestatori de găzduire, email, conectivitate ori suport pot prelucra date doar în măsura necesară serviciului, în condițiile contractelor aplicabile. Putem transmite date autorităților când legea o cere.
Dacă un prestator ar presupune transfer în afara Spațiului Economic European, vom aplica mecanismul legal corespunzător și vom pune la dispoziție informațiile relevante. Platforma nu vinde date personale pentru publicitate.
6. Cât timp păstrăm datele
Conținutul fișierelor de printare este păstrat temporar în spațiul de livrare; configurația curentă prevede expirarea după 168 ore. Rutina de curățare elimină conținutul după încheierea tuturor joburilor sau după expirare. Metadatele joburilor și citirile de contoare pot rămâne mai mult pentru istoricul serviciului, suport și reconcilierea contractuală.
Conturile se păstrează cât timp există acces activ și apoi numai cât este necesar pentru închiderea relației, obligații legale ori apărarea unui drept. Evidența acceptării termenilor se păstrează cât este necesar pentru a dovedi folosirea autorizată și pentru soluționarea eventualelor litigii. Durata datelor contractuale și financiare urmează cerințele legale și contractuale aplicabile. Copiile de siguranță sunt eliminate potrivit ciclului tehnic de rotație; cererile de ștergere sunt aplicate în limitele legii și ale acestui ciclu.
7. Cum protejăm datele
Folosim autentificare, separarea accesului pe firme și roluri, transmisie HTTPS și stocare temporară cu acces restrâns pentru documentele de printare. Niciun sistem nu este lipsit de risc; investigăm incidentele și luăm măsurile cerute de lege. Clientul trebuie să gestioneze parolele, drepturile utilizatorilor, imprimantele și securitatea rețelei sale.
9. Drepturile persoanelor vizate
În condițiile GDPR, puteți solicita acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate sau vă puteți opune prelucrării bazate pe interes legitim. Puteți retrage un consimțământ acordat separat, fără a afecta prelucrările anterioare. Drepturile nu sunt absolute; vom explica orice limită legală aplicabilă cererii.
Dacă cererea privește un document sau date gestionate de firma dumneavoastră, o vom direcționa sau o vom trata împreună cu acea firmă, potrivit rolurilor reale. Aveți și dreptul să depuneți plângere la ANSPDCP și să vă adresați instanței competente.
10. Contact și actualizări
Pentru o cerere legată de date personale, scrieți la contact@mrs-printing.ro și descrieți datele sau contul vizat. Putem solicita informații proporționale pentru verificarea identității înainte de a răspunde. Orice modificare materială a acestei politici va fi publicată cu o versiune și o dată nouă.